Agent mandataire immobilier : zoom sur les outils à utiliser

La réussite d’un agent immobilier est tributaire de l’utilisation d’outils performants – et de leur bon usage. Sur le terrain et en dehors, ce sont eux qui permettront la promotion des biens mis en vente, une organisation efficace, une gestion irréprochable, ainsi que la capacité à apporter aux prospects et clients des réponses rapides et précises. Zoom sur les meilleures pratiques actuelles, pour permettre aux agents en devenir comme à ceux déjà installés, de faire un point sur leur panel d’outils.

#1 Les outils de prospection

Pour optimiser son temps de déplacement

Un agent immobilier se déplace énormément, et doit pourtant être joignable en permanence. Le téléphone est donc le premier outil essentiel, sur lequel il n’est pas utile de s’étendre. Précisons simplement qu’un appareil perfectionné permettra la gestion des mails, des annonces voire des fiches produits durant les moments de creux de la journée et sans avoir besoin de retourner au bureau.

Dans la même optique de gain de temps, une voiture équipée d’un GPS performant permettra de trouver les différents biens facilement. Enrichi d’une commande vocale, un temps précieux sera gagné, qui ne sera pas passé à taper les adresses manuellement.

Viser les bonnes adresses

Prospecter efficacement demande une stratégie préalable, et un carnet d’adresses plus élaboré qu’un simple répertoire. Dans l’idéal, il doit permettre d’identifier les meilleurs cibles à prospecter en fonction de divers critères :

• zone de visite évidemment, pour optimiser les temps de déplacement ;
• typologie de biens, afin de prospecter ceux dont l’agent a réellement besoin en portefeuille ;
• type de clients, susceptibles d’être à la recherche des biens présents dans le portefeuille.

Le carnet d’adresse peut, dans le meilleur des cas, être relié au GPS de l’agent et indiquer directement les points d’intérêts sur la carte du véhicule.

Laisser un souvenir impérissable

Une prospection efficace suppose de transmettre ses coordonnées aux prospects rencontrés. Outre la traditionnelle carte de visite, d’autres supports peuvent être envisagés. Les flyers plus complets, plaquettes et goodies (stylos et autres objets du quotidien) constituent une base pour laisser une empreinte matérielle.
Cependant, à l’heure de la dématérialisation, nous vous conseillons d’utiliser les coordonnées mail et téléphone récoltées lorsque cela est possible, pour vous rappeler au bon souvenir des prospects dès que possible, et régulièrement ensuite (sans tomber dans une relance fréquente et agaçante). Le SMS et le mail auront plus de chance d’être recherchés par la suite, qu’une carte de visite rapidement égarée.

#2 L’évaluation des biens

Le temps passé à dénicher un bien à vendre et à convaincre son propriétaire de signer un mandat, justifie que tous les moyens soient mis en œuvre pour trouver un acquéreur et conclure la transaction. Le premier piège à éviter est l’imprécision, qui nuira à l’ensemble des parties et entachera la réputation sérieuse de l’agent mandataire. Des outils semblent indispensables, à utiliser lors de l’évaluation.

Le télémètre laser

Exit les mètres à ruban, un agent moderne se déplacera plutôt avec un télémètre laser. Il en existe plusieurs modèles plus ou moins sophistiqués. Leur rôle : gagner du temps et de la précision dans la mesure de surface des pièces. Positionné dans les deux sens d’une pièce, ils calculeront automatiquement la surface totale. Une attention particulière doit être portée aux règles de mesure de la surface habitable (faire pointer un lien vers l’article « bien calculer la surface habitable »), car toute erreur pénaliserait grandement le vendeur, l’acquéreur et finalement, l’agent incompétent.

La boussole

La bonne orientation d’un bien est un critère fréquent dans les recherches immobilières, et un bon agent ne quittera pas son bien sans l’avoir vérifiée. Pour ce faire, une boussole est indispensable pour qui n’est pas habitué à décrypter la position du soleil dans le ciel. Bonne nouvelle : il n’est plus besoin de se balader avec une boussole à aiguille dans la poche, les smartphones étant équipés d’une application remplissant la même fonction.

Le générateur de plans

L’agent le plus pointilleux désirera présenter aux acquéreurs potentiels, le plan précis du bien à vendre. Ce temps perdu pourra être regagné par la suite, en évitant des visites inutiles d’acquéreurs potentiels attirés par les photos mais pour lesquels l’agencement du bien ne convient pas.
Pour leur réalisation, il semble en revanche délicat de s’installer au sein du logement : un croquis sommaire peut être réalisé, qui reprend les mesures du télémètre et permettra ultérieurement de préciser l’agencement sur un outil en ligne possiblement gratuit.

#3 La gestion administrative et commerciale

Là encore, le gain de temps est l’objectif primordial. Le numérique permet aujourd’hui, en matière de gestion, de regrouper efficacement une multitude d’informations au même endroit, qui s’imbriqueront parfois automatiquement pour faciliter le travail du mandataire immobilier. Tous les besoins des agents immobiliers en matière de gestion peuvent trouver leur réponse en trois lettres : CRM.

Le CRM est un outil entièrement paramétrable, souvent réalisé sur mesure pour répondre parfaitement aux besoins évoqués par son acquéreur. Il est d’une efficacité redoutable mais quelque peu coûteux à créer, raison pour laquelle un agent immobilier indépendant aura tout intérêt à s’adjoindre les services d’un réseau pour en réduire considérablement le coût.
Le principe en est simple : l’agent entre toutes les informations récoltées sur un bien et les coordonnées de ses propriétaires d’une part, et la liste des acquéreurs potentiels identifiés d’autre part, avec le détail de leur recherche. L’outil de gestion est alors capable d’éditer certains documents administratifs fastidieux à élaborer à la main, et de faire le rapprochement des besoins pour une efficacité commerciale accrue. Le CRM permettra notamment :

• l’émission de mandats,
• l’édition de factures à destination des notaires,
• le suivi des ventes et des objectifs fixés,
• l’édition de la liste des personnes identifiées comme étant en recherche d’un type de biens,
• la génération automatique de bons de visite,
• la conservation de l’historique des ventes constituant un fichier client à réutiliser pour des actions de communication.

Cette liste non-exhaustive de tâches plus facilement réalisées qu’autrefois, explique que les agents disposant d’un tel outil sont en mesure de gérer davantage d’affaires et de proposer des taux de commissionnement attractifs.

#4 Les outils de communication

Autre domaine requérant des outils performants : la communication. Elle est nécessaire pour promouvoir d’un côté l’agent ou l’agence, de l’autre les biens à vendre. Elle permet aux plus investis de se démarquer de la concurrence, grâce à plusieurs outils dont certains semblent indispensables :

Un site Internet à la pointe

Disposer d’un espace sur le web permettant de présenter l’agent mandataire est une base, qui peut s’enrichir de la possibilité d’y inscrire en temps réel les biens en vente. Cela renvoie aux prospects une image concrète de l’agent, et leur permet de le contacter par le biais du formulaire de contact. Les sites les plus performants communiqueront directement avec le CRM pour se mettre à jour, offriront des espaces personnels aux clients, et aideront même à la diffusion des annonces.

Un outil de diffusion d’annonces

Donner de la visibilité aux biens présents dans le portefeuille de l’agent est une priorité pour espérer les vendre. Pour ce faire, les sites d’annonces sont devenus incontournables et plus le bien sera représenté, mieux ce sera. Pour autant, rédiger plusieurs fois la même annonce tout en remplissant les cases de classification des sites, est une activité extrêmement chronophage.
Qu’il soit compris dans le CRM, sur le site web de l’agent ou qu’il s’agisse d’un outil à part, disposer d’un dispositif de diffusion automatique des annonces est salutaire. Il enverra les informations permettant la création des annonces à plusieurs sites d’annonces, sans qu’une intervention humaine soit nécessaire : un gain de temps inestimable !

Un appareil photo professionnel

Un acquéreur en recherche d’un bien, effectuera une première sélection grâce aux photos présentes sur l’annonce de vente. Un agent a tout intérêt à devenir un professionnel de la photo, et de s’équiper en conséquence. Une pièce pourra se trouver embellie d’une lumière plus importante ou d’un angle de vue en particulier.

Un outil de visite virtuelle

Pour aller plus loin, un ensemble de photos ou des prises de vue d’une caméra peuvent servir à élaborer une visite virtuelle, que les prospects pourront généralement consulter sur le site Internet de l’agent mandataire après avoir cliqué sur un lien présent dans l’annonce.
La visite virtuelle a l’avantage indéniable de constituer une pré visite, qui évitera que l’acquéreur potentiel se fasse de fausses idées sur l’aménagement du bien ou la taille des pièces : autant de visites inutiles pourront être évitées, permettant à l’agent de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

C’est un avantage certain des agents mandataires, sur les agents indépendants agissant hors du cadre d’un réseau : les moyens à disposition ne sont pas les mêmes. Le réseau permet de mutualiser les coûts et fournit à chaque agent des outils de pointe. Pour faire son choix parmi les différents réseaux, l’agent mandataire a tout autant intérêt à comparer les packages d’outils, que les taux de commissionnement : son succès peut en dépendre et se différencier dans le domaine ultra concurrentiel qu’est l’immobilier n’est pas une option !